KI-Kennzeichnungspflicht für Unternehmen: was seit August 2026 gilt

Seit dem 2. August 2026 gilt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung. Er verlangt, dass Menschen erkennen können, wann sie es mit künstlicher Intelligenz zu tun haben. Das klingt harmlos und hat in den vergangenen Wochen trotzdem für viel Aufregung gesorgt. In Gesprächen hören wir zwei Extreme: die einen glauben, ab sofort müsse jede mit KI geschriebene E-Mail einen Warnhinweis tragen. Die anderen halten das Ganze für ein Thema großer Konzerne und legen es weg.

Beides ist falsch. Wir haben uns den Verordnungstext angesehen, Absatz für Absatz, und die Lage ist deutlich nüchterner, als die Schlagzeilen vermuten lassen. Für die meisten mittelständischen Betriebe geht es um wenige konkrete Stellen, an denen ein Hinweis fehlt. Der Aufwand liegt bei einer knappen Stunde, nicht bei einem Projekt.

Was Artikel 50 wirklich verlangt

Die Vorschrift regelt vier Fälle, und sie regelt sie getrennt. Wer das auseinanderhält, spart sich die Hälfte der Diskussion:

• Absatz 1, Systeme im direkten Kontakt mit Menschen: Ein KI-System, das unmittelbar mit Personen interagiert, muss so gestaltet sein, dass die Person merkt, dass eine KI antwortet. Es gibt eine Ausnahme im Gesetzestext: Der Hinweis entfällt, wenn es aus Sicht einer verständigen, aufmerksamen Person ohnehin offensichtlich ist.
• Absatz 2, maschinenlesbare Markierung: Wer ein KI-System anbietet, das synthetische Bilder, Töne, Videos oder Texte erzeugt, muss die Ausgaben maschinenlesbar als künstlich erzeugt markieren. Diese Pflicht trifft den Anbieter des Systems, also OpenAI, Google oder Ihren Software-Hersteller, nicht Sie als Nutzer.
• Absatz 3, Emotionserkennung und biometrische Kategorisierung: Wer solche Systeme einsetzt, muss die betroffenen Personen über den Betrieb des Systems informieren.
• Absatz 4, Deepfakes und öffentliche Texte: Wer Bild-, Ton- oder Videoinhalte veröffentlicht, die reale Personen oder Ereignisse täuschend echt nachbilden, muss offenlegen, dass der Inhalt künstlich erzeugt wurde. Für KI-Texte gilt das nur unter engen Bedingungen, dazu gleich mehr.

Absatz 5 sagt, wie der Hinweis aussehen muss: klar, unterscheidbar und spätestens beim ersten Kontakt. Nicht im Impressum versteckt, nicht in der dritten Zeile der Datenschutzerklärung. Ausdrücklich verlangt der Text auch, dass der Hinweis den geltenden Barrierefreiheitsanforderungen entspricht.

Anbieter oder Betreiber: Ihre Rolle entscheidet

Die Verordnung unterscheidet konsequent zwischen zwei Rollen. Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen auf den Markt bringt. Betreiber ist, wer ein System unter eigener Verantwortung einsetzt. Ein Maschinenbauer aus dem Kreis Wesel, der einen zugekauften Chatbot auf seine Website stellt, ist Betreiber. Er wird nicht dadurch zum Anbieter, dass er sein Logo daneben setzt.

Das ist mehr als Begriffsklauberei, denn die Pflichten verteilen sich entlang dieser Linie: Absatz 1, 2 und 5 richten sich an Anbieter, Absatz 3 und 4 an Betreiber. Für Sie als Anwender bedeutet das: Die technische Wasserzeichen-Pflicht ist nicht Ihr Problem. Ihr Problem ist die Offenlegung an den Stellen, an denen Ihre Kunden mit KI in Berührung kommen.

Praktisch heißt das trotzdem, den Hinweis am Chatbot selbst zu setzen. Der Kunde sitzt auf Ihrer Seite, nicht bei Ihrem Software-Lieferanten. Wer den Hinweis dem Hersteller überlässt und nicht prüft, steht am Ende ohne da. Klären Sie im Vertrag mit dem Anbieter, wer was liefert, und setzen Sie den sichtbaren Hinweis selbst.

Der Punkt, der die meiste Panik auflöst

Die häufigste Sorge in unseren Gesprächen: Muss ich jetzt unter jeden Blogbeitrag schreiben, dass KI beteiligt war? Der Verordnungstext gibt das nicht her.

Die Offenlegungspflicht für KI-Texte in Absatz 4 greift nur, wenn zwei Bedingungen zusammenkommen. Der Text muss veröffentlicht werden mit dem Zweck, die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren. Zusätzlich darf keine menschliche Überprüfung stattgefunden haben. Der Text nennt die Ausnahme ausdrücklich: Die Pflicht entfällt, wenn der Inhalt eine menschliche Prüfung oder redaktionelle Kontrolle durchlaufen hat und eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung für die Veröffentlichung trägt.

Wer seine Texte liest, bevor er sie veröffentlicht, und dafür geradesteht, fällt nicht unter die Kennzeichnungspflicht für KI-Texte.

Ihre Produktbeschreibung, Ihr Angebot, Ihre Stellenanzeige und Ihr Newsletter sind ohnehin keine Information der Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse. Selbst wenn ein Text darunter fiele: Sobald ein Mensch ihn geprüft hat und dafür verantwortlich zeichnet, ist die Sache erledigt.

Was im Betrieb tatsächlich zu tun ist

Aus unserer Arbeit mit mittelständischen Betrieben kristallisieren sich vier Stellen heraus, an denen es in der Praxis hakt:

1. Der Chatbot auf der Website. Der Hinweis muss vor der ersten Antwort sichtbar sein, nicht nach dem dritten Klick. Ein Satz im Startfenster des Bots genügt, zum Beispiel: „Sie schreiben mit einem KI-Assistenten." Wir haben das auf dieser Website selbst so umgesetzt.
2. Die Telefon- oder Sprachannahme. Wer eine KI-Stimme Anrufe entgegennehmen lässt, braucht den Hinweis in der Ansage. Eine Stimme, die klingt wie ein Mensch, ist gerade nicht offensichtlich.
3. KI-Bilder mit realen Personen oder Orten. Ein generiertes Stimmungsbild einer Werkhalle, das Ihre Werkhalle sein soll, ist heikel. Ein offensichtlich künstlicher Illustrationsstil ist es nicht. Im Zweifel setzen Sie einen kurzen Bildhinweis, das kostet nichts.
4. Bewerbungs- und Personalprozesse. Wenn Software Stimmen oder Gesichter auswertet, um Stimmungen oder Eignung abzuleiten, sind Sie bei Absatz 3 und müssen die Betroffenen informieren. Hier lohnt ein genauer Blick auf das, was Ihr Dienstleister eigentlich tut.

Der Rest ist Dokumentation. Halten Sie in einer einfachen Liste fest, welche KI-Werkzeuge im Haus im Einsatz sind, wer sie nutzt und wo Kundenkontakt entsteht. Diese Liste brauchen Sie ohnehin für die KI-Kompetenzpflicht aus Artikel 4, die seit Februar 2025 gilt. Zwei Pflichten, ein Dokument.

Was ein Verstoß kostet

Artikel 99 Absatz 4 der Verordnung führt die Transparenzpflichten aus Artikel 50 ausdrücklich auf. Der Rahmen liegt bei bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für kleine und mittlere Unternehmen einschließlich Start-ups sieht Absatz 6 eine Deckelung vor: Dort gilt der jeweils niedrigere der beiden Werte.

Realistisch ist für einen Betrieb mit 80 Mitarbeitern kein zweistelliger Millionenbetrag zu erwarten. Die Verordnung verlangt in Absatz 7 ausdrücklich, Größe, Umsatz und Kooperationsbereitschaft zu berücksichtigen. Das eigentliche Risiko ist ein anderes: Abmahnungen durch Wettbewerber und der Vertrauensverlust, wenn ein Kunde merkt, dass er wochenlang mit einer Maschine geschrieben hat, ohne es zu wissen.

Verschoben wurde etwas anderes

Im Sommer 2026 hat die EU mit dem sogenannten Digital Omnibus Teile der KI-Verordnung entschärft. Verschoben wurden die aufwendigen Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III, sie greifen nun ab Dezember 2027. Die Transparenzpflichten aus Artikel 50 waren davon nicht betroffen. Sie gelten seit dem 2. August 2026.

Wer also gehört hat, die KI-Verordnung sei verschoben worden, hat die halbe Nachricht gehört. Der Teil, der fast jeden Betrieb betrifft, ist in Kraft.

Warum wir das nicht als Bürokratie sehen

In 30 Jahren Unternehmensführung haben wir gelernt, dass Vorschriften selten das eigentliche Problem sind. Das Problem ist die Unklarheit im eigenen Haus. Wer nicht weiß, welche KI-Werkzeuge seine Mitarbeiter benutzen, kann auch nichts kennzeichnen. Genau das sehen wir häufig: Die Buchhaltung nutzt seit Monaten ein Werkzeug, von dem die Geschäftsführung nichts weiß. Das ist Schatten-KI, und die Kennzeichnungspflicht macht sie sichtbar.

Der Hinweis am Chatbot ist am Ende kein Formalismus. Kunden akzeptieren einen KI-Assistenten erstaunlich gut, solange sie wissen, woran sie sind. Sie reagieren empfindlich, wenn sie es herausfinden müssen. Transparenz ist hier kein Zugeständnis an Brüssel, sondern schlicht guter Stil.

Wenn Sie wissen wollen, wo in Ihrem Betrieb KI im Kundenkontakt steckt und welche Prozesse sich lohnen, schauen wir uns das gemeinsam an. Unsere KI-Beratung für den Mittelstand beginnt immer mit einer Bestandsaufnahme, nicht mit einem Werkzeug. Aus mehr als 100 BOOSTER-Analysen wissen wir, dass der größte Hebel fast nie dort liegt, wo man ihn zuerst vermutet.

Häufige Fragen

Muss ich jeden Text kennzeichnen, den ich mit KI geschrieben habe?

Nein. Die Offenlegungspflicht aus Artikel 50 Absatz 4 greift nur bei Texten, die veröffentlicht werden, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren. Zusätzlich nennt die Verordnung eine ausdrückliche Ausnahme: Sie entfällt, wenn der Inhalt eine menschliche Prüfung oder redaktionelle Kontrolle durchlaufen hat und eine Person die redaktionelle Verantwortung trägt. Angebote, Produktbeschreibungen, Stellenanzeigen und Newsletter fallen ohnehin nicht darunter.

Braucht mein Chatbot auf der Website einen KI-Hinweis?

In aller Regel ja. Artikel 50 Absatz 1 verlangt, dass eine Person erkennt, dass sie mit einem KI-System spricht, sofern das nicht ohnehin offensichtlich ist. Nach Absatz 5 muss der Hinweis klar und unterscheidbar spätestens beim ersten Kontakt erscheinen, also im Startfenster des Bots und nicht in der Datenschutzerklärung. Ein Satz wie „Sie schreiben mit einem KI-Assistenten“ reicht aus.

Gilt die Kennzeichnungspflicht auch für KI-Bilder in Werbung und Social Media?

Sie gilt für Bilder, Ton- und Videoinhalte, die reale Personen, Orte oder Ereignisse täuschend echt nachbilden. Die Verordnung spricht hier von Deepfakes. Ein offensichtlich künstlerisches oder illustratives Bild fällt nicht darunter, für erkennbar künstlerische Werke ist die Pflicht zudem abgeschwächt. Wo Sie unsicher sind, kostet ein kurzer Bildhinweis nichts und schafft Klarheit.

Was kostet ein Verstoß gegen die Kennzeichnungspflicht?

Artikel 99 Absatz 4 der KI-Verordnung nennt für Verstöße gegen die Transparenzpflichten bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für kleine und mittlere Unternehmen einschließlich Start-ups gilt nach Absatz 6 der jeweils niedrigere Wert. Die Behörden müssen außerdem Größe, Umsatz und Kooperationsbereitschaft berücksichtigen.

Wurde die Kennzeichnungspflicht durch den Digital Omnibus verschoben?

Nein. Verschoben wurden die aufwendigen Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III, die nun ab Dezember 2027 greifen. Die Transparenzpflichten aus Artikel 50 blieben unverändert und gelten seit dem 2. August 2026.

Bin ich Anbieter oder Betreiber, wenn ich einen zugekauften Chatbot einsetze?

In der Regel Betreiber. Anbieter ist nur, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen auf den Markt bringt. Ein zugekaufter Chatbot mit Ihrem Logo macht Sie nicht zum Anbieter. Die maschinenlesbare Markierung nach Absatz 2 schuldet damit Ihr Software-Hersteller, der sichtbare Hinweis für Ihre Kunden sollte trotzdem von Ihnen kommen.

Zum selben Thema gibt es einen Vortrag von 30 Minuten, in dem ich die Rechtslage und die fünf Bausteine eines Nachweises durchgehe. Kostenfrei, Sie wählen den Termin selbst, auch sofort: zur Anmeldung. Was danach kommt, steht auf der Seite Der KI-Nachweis.