KI-Kompetenzpflicht 2026: Was der Mittelstand jetzt nachweisen muss

Seit dem 2. Februar 2025 gilt eine Pflicht, die viele mittelständische Betriebe noch nicht auf dem Schirm haben: der KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 der EU-KI-Verordnung (EU AI Act). Kurz gesagt müssen Unternehmen den KI-Kompetenzaufbau ihrer Mitarbeiter unterstützen und im Ernstfall belegen können, was sie getan haben.

Die gute Nachricht vorweg: Der Aufwand ist überschaubar, wenn Sie strukturiert vorgehen. Die weniger gute: Wer nichts vorweisen kann, trägt ein vermeidbares Risiko. Wir ordnen ein, was wirklich gilt — sachlich, ohne Panikmache.

Was Artikel 4 konkret verlangt

Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025. Sie richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen: Sie müssen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz der Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten. Gemeint ist, dass Ihre Leute verstehen, was ein Tool kann, wo seine Grenzen liegen und welche Risiken es mit sich bringt.

Wichtig für den Mittelstand: Diese Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Es gibt keine Schwelle nach dem Motto „erst ab X Mitarbeitern". Sobald in Ihrem Betrieb KI eingesetzt wird — und sei es nur ChatGPT im Büro —, sind Sie betroffen.

Was sich 2026 geändert hat: Die Verordnung (EU) 2026/1744 hat Artikel 4 zum 27. Juli 2026 neu gefasst. Aus der Pflicht, für ausreichende Kompetenz zu sorgen, wurde die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen. Beurteilt wird damit vor allem, ob Sie belegen können, dass Sie etwas getan haben.

Drei Kompetenzbereiche, die Sie abdecken sollten

„Ausreichende Kompetenz" ist bewusst flexibel formuliert und hängt von Aufgabe, Kontext und Risiko des jeweiligen Systems ab. Für die meisten Betriebe lässt sie sich auf drei Bereiche herunterbrechen:

• Technisches Verständnis — wie ein KI-System grundsätzlich funktioniert und wo seine Grenzen liegen (Stichwort: Fehler und erfundene Antworten).
• Rechtliches Wissen — die geltenden Regeln, insbesondere im Zusammenspiel mit der DSGVO und branchenspezifischen Vorgaben.
• Anwendungskompetenz — praktische Fähigkeiten wie sinnvolles Formulieren von Anfragen und das Wissen, wann eine menschliche Kontrolle zwingend ist.

So erbringen Sie den Nachweis — mit wenig Aufwand

Für einen mittelständischen Betrieb reicht in aller Regel eine handhabbare Kombination aus drei Bausteinen:

1. Eine schriftliche KI-Nutzungsrichtlinie, die festhält, welche Tools erlaubt sind und welche Regeln gelten.
2. Eine interne Schulung von rund zwei Stunden, etwa halbjährlich — mit Teilnahmeliste als Beleg.
3. Eine kurze Onboarding-Einheit für neue Mitarbeiter.

Der entscheidende Punkt heißt Dokumentation: Was nicht schriftlich festgehalten ist, lässt sich im Prüffall auch nicht belegen. Halten Sie Richtlinie, Schulungstermine und Teilnahme sauber fest.

Eine Richtlinie im Schrank schützt niemanden. Erst wenn Ihre Mitarbeiter verstehen, warum sie gilt, wird aus einer Pflicht ein echter Vorteil.

Genau hier liegt die eigentliche Erkenntnis aus mehr als 100 BOOSTER-Analysen: Die Technik ist selten das Problem. Der Hebel liegt bei den Menschen, die sie nutzen sollen. Ein Betrieb, der seine Belegschaft mitnimmt, erfüllt nicht nur die Kompetenzpflicht — er holt aus KI auch spürbar mehr heraus. Wer zudem bewusst entscheidet, mit und ohne KI, also nicht jeden Prozess automatisiert, sondern die richtigen, ist am Ende schneller.

Nicht vergessen: die neuen Transparenzpflichten

Seit dem 2. August 2026 gelten außerdem die Transparenzpflichten. Nach Artikel 50 müssen sich Chatbots als KI zu erkennen geben, und KI-generierte Inhalte sind zu kennzeichnen. Wenn Sie also einen KI-Assistenten auf Ihrer Website betreiben oder KI-Texte veröffentlichen, gehört auch das auf Ihre Liste.

Ihr nächster Schritt

Die Kompetenzpflicht ist kein Grund zur Sorge, sondern ein guter Anlass, den KI-Einsatz im Betrieb einmal sauber aufzustellen: Welche Tools laufen bei uns, wer nutzt sie wofür, und wo fehlen klare Regeln? Aus 30 Jahren Unternehmensführung wissen wir, dass genau diese Ordnung den Unterschied macht — zwischen KI als Risiko und KI als Werkzeug, das trägt.

Wer diese Grundlage schafft, kann die Beratung dazu übrigens fördern lassen: Noch in 2026 sind über die BAFA-Beratungsförderung bis zu 3.500 € (z. B. in NRW) bzw. 5.600 € (höher geförderte Regionen und neue Bundesländer) Zuschuss möglich — verteilt auf zwei geförderte Beratungen, je bis zu 1.750 € bzw. 2.800 €. Wie das für Ihren Betrieb aussieht, klären wir BAFA-gefördert im Erstgespräch.

Häufige Fragen

Was gilt seit dem 2. August 2026 für Unternehmen, die KI einsetzen?

Die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 der EU-KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. Mit der Verordnung (EU) 2026/1744 wurde Artikel 4 zum 27. Juli 2026 neu gefasst: Anbieter und Betreiber müssen Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Eine Garantie für das Können jedes Einzelnen wird nicht mehr verlangt. Seit dem 2. August 2026 gelten außerdem die Transparenzpflichten nach Artikel 50: Chatbots müssen sich als KI zu erkennen geben, KI-generierte Inhalte sind zu kennzeichnen.

Gilt die KI-Kompetenzpflicht auch für kleine und mittlere Betriebe?

Ja, die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Eine Schwelle nach dem Motto „erst ab X Mitarbeitern“ gibt es nicht. Sobald in Ihrem Betrieb KI eingesetzt wird, und sei es nur ChatGPT im Büro, sind Sie betroffen.

Was bedeutet KI-Kompetenz der Mitarbeiter konkret?

Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, damit die Personen, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten, verstehen, was ein Tool kann, wo seine Grenzen liegen und welche Risiken es mit sich bringt. Der Begriff ist bewusst flexibel formuliert und hängt von Aufgabe, Kontext und Risiko des jeweiligen Systems ab. Für die meisten Betriebe lässt er sich auf drei Bereiche herunterbrechen: technisches Verständnis inklusive Fehlern und erfundenen Antworten, rechtliches Wissen im Zusammenspiel mit der DSGVO und branchenspezifischen Vorgaben sowie Anwendungskompetenz einschließlich der Frage, wann eine menschliche Kontrolle zwingend ist.

Wie weise ich als Geschäftsführer die KI-Schulung meiner Mitarbeiter nach?

Für einen mittelständischen Betrieb reicht in aller Regel eine Kombination aus drei Bausteinen: eine schriftliche KI-Nutzungsrichtlinie mit den erlaubten Tools und den geltenden Regeln, eine interne Schulung von rund zwei Stunden etwa halbjährlich mit Teilnahmeliste als Beleg sowie eine kurze Onboarding-Einheit für neue Mitarbeiter. Entscheidend ist die Dokumentation, denn was nicht schriftlich festgehalten ist, lässt sich im Prüffall auch nicht belegen. Halten Sie Richtlinie, Schulungstermine und Teilnahme deshalb sauber fest.

Wird die Beratung zur Umsetzung der KI-Kompetenzpflicht gefördert?

Ja, über die BAFA-Beratungsförderung. Noch in 2026 sind bis zu 3.500 Euro (z. B. NRW) bzw. 5.600 Euro (höher geförderte Regionen) Zuschuss möglich, verteilt auf zwei geförderte Beratungen. Der Antrag muss vor Beratungsbeginn vorliegen. Wie das für Ihren Betrieb aussieht, klären wir im Erstgespräch.

Zum selben Thema gibt es einen Vortrag von 30 Minuten, in dem ich die Rechtslage und die fünf Bausteine eines Nachweises durchgehe. Kostenfrei, Sie wählen den Termin selbst, auch sofort: zur Anmeldung. Was danach kommt, steht auf der Seite Der KI-Nachweis.