Vertrauliche Daten mit KI nutzen — ohne sie aus der Hand zu geben
SmartPseudo anonymisiert Ihre Dokumente auf dem eigenen Rechner, bevor Sie damit in eine KI gehen. Namen, Adressen, Telefonnummern und Bankdaten werden durch Platzhalter ersetzt. Nichts davon verlässt Ihren Computer, und am Ende holen Sie sich die echten Namen per Klick zurück.
Kurz gesagt: SmartPseudo macht Kundendaten KI-tauglich. Es pseudonymisiert Excel, Word, PDF und CSV lokal auf Ihrem Windows-Rechner, hält dieselbe Person über alle Dokumente hinweg beim selben Platzhalter und erzeugt eine Zuordnungstabelle, mit der Sie das KI-Ergebnis wieder in Klartext zurückholen. Kein Upload, kein Server, kein Benutzerkonto.
Das Problem kennt jeder, der mit KI arbeitet
Sie haben eine Kundenliste, ein Angebot oder ein Protokoll und wollen die KI damit arbeiten lassen. Dann kommt der Moment, in dem Sie zögern: Da stehen echte Namen drin, Telefonnummern, Adressen, manchmal auch Kontodaten. In die Cloud hochladen? Lieber nicht. Also machen Sie es von Hand, oder Sie lassen es ganz.
Beides kostet. Von Hand bereinigen dauert bei einer Liste mit 300 Zeilen länger als die eigentliche Aufgabe. Ganz sein lassen heißt, auf den Nutzen zu verzichten, während die Mitarbeiter es abends über private Zugänge trotzdem tun. Genau dort setzt SmartPseudo an.
Was SmartPseudo macht
Sie ziehen Ihre Dateien in ein Fenster und klicken auf einen Knopf. SmartPseudo geht die Dokumente durch und ersetzt alles Personenbezogene durch neutrale Platzhalter. Aus „Max Müller" wird „Person_001", aus der Telefonnummer wird „Telefon_004", aus der Firma wird „Firma_002". Der Inhalt bleibt vollständig lesbar, der Zusammenhang bleibt erhalten, nur die Identitäten sind weg.
Kunde: Max Müller, Hauptstraße 12, 47441 Moers
Telefon: 02841 123456
IBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00
Auftrag: Wartung Presse, offen seit 14 Tagen
Kunde: Person_001, Adresse_001, Ort_003
Telefon: Telefon_004
IBAN: IBAN_002
Auftrag: Wartung Presse, offen seit 14 Tagen
Diese anonymisierte Fassung geben Sie in die KI. Wenn das Ergebnis zurückkommt und darin noch „Person_001" steht, laden Sie es wieder in SmartPseudo und bekommen den Text mit den echten Namen zurück.
Die drei Punkte, auf die es ankommt
Lokal statt Cloud
Kein Upload, kein Server, kein Account. Nach der Installation läuft SmartPseudo offline auf Ihrem Windows-Rechner. Ihre Originaldaten und die Zuordnungstabelle liegen ausschließlich bei Ihnen.
Umkehrbar
Jeder Lauf erzeugt eine Zuordnungstabelle als Excel-Datei. Sie ist der Schlüssel für den Rückweg: KI-Antwort hineinladen, Klartext herausbekommen.
Kein IT-Projekt
Installieren, starten, Dateien hineinziehen. Fertig in wenigen Minuten, ohne IT-Kenntnisse und ohne Abstimmung mit einem Dienstleister.
Was erkannt wird
- Personennamen, Firmen, Orte und Städte
- Telefonnummern und E-Mail-Adressen
- Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort
- IBAN und Kreditkartennummern
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuernummer
- LinkedIn- und Profil-Links, einschließlich der Namen darin
Bei Excel- und CSV-Listen erkennt SmartPseudo zusätzlich die Spaltenüberschriften und ersetzt ganze Spalten am Stück. Bei strukturierten Listen ist das besonders sicher, weil dort nichts durchrutschen kann.
Unterstützte Dateiformate
Excel, CSV, Word, PDF sowie einfache Text- und Markdown-Dateien. Mehrere Dateien lassen sich in einem Durchgang verarbeiten, bei Excel auch alle Tabellenblätter auf einmal.
Konsistent über alle Dokumente
Derselbe Name bekommt in jeder Datei dasselbe Pseudonym. Wenn Sie also drei Angebote und eine Kundenliste durchlaufen lassen, passt am Ende alles zusammen. Die KI kann Zusammenhänge weiterhin erkennen, ohne zu wissen, um wen es geht.
In vier Schritten zum Ergebnis
Dateien in das Fenster ziehen
Einzeln oder als Stapel, gemischte Formate sind kein Problem.
Auf „Pseudonymisieren" klicken
SmartPseudo erzeugt die bereinigten Dateien und die Zuordnungstabelle.
Die anonymisierte Fassung in der KI verwenden
Zusammenfassen, entwerfen, auswerten. Der fachliche Zusammenhang bleibt vollständig erhalten.
Das Ergebnis zurückübersetzen lassen
KI-Antwort als Word- oder Textdatei speichern, hineinladen, Klartext zurückbekommen.
Für wen SmartPseudo gedacht ist
Für alle, die mit Kunden-, Mitarbeiter- oder Lieferantendaten arbeiten und trotzdem KI nutzen wollen. Vertrieb, Personal, Buchhaltung, Beratung, Handwerk, Produktion. Sie brauchen keine IT-Kenntnisse, die Einrichtung ist ein Doppelklick auf eine Installationsdatei.
Technisch brauchen Sie einen Windows-Rechner und Python 3.12. Beim Installieren wird einmalig das deutsche Sprachmodell heruntergeladen, danach arbeitet das Programm ohne Internetverbindung.
SmartPseudo gehört zu jeder KI-Schulung
Wir übergeben SmartPseudo im Rahmen unserer KI-Schulungen und üben die Anwendung an Ihren eigenen Dokumenten. Damit landet das Werkzeug nicht nur auf den Rechnern, sondern auch im Arbeitsalltag. Wer wissen will, wie der rechtliche Rahmen dazu aussieht, findet die Einordnung im Ratgeber DSGVO-konform mit KI arbeiten.
Sagen Sie uns kurz, wie viele Arbeitsplätze es betrifft und mit welchen Dateien Sie arbeiten. Wir melden uns mit einem Vorschlag.
Häufige Fragen
Werden meine Daten irgendwohin hochgeladen?
Nein. SmartPseudo arbeitet ausschließlich auf Ihrem Rechner. Einmalig beim Installieren wird das deutsche Sprachmodell heruntergeladen, danach braucht das Programm kein Internet mehr. Es gibt keinen Server, keinen Cloud-Dienst und kein Benutzerkonto.
Welche Dateiformate kann SmartPseudo verarbeiten?
Excel, CSV, Word, PDF sowie einfache Text- und Markdown-Dateien. Mehrere Dateien lassen sich in einem Durchgang verarbeiten, bei Excel werden alle Tabellenblätter auf einmal bearbeitet.
Bekomme ich die echten Namen wieder in mein Ergebnis?
Ja. Sie speichern die KI-Antwort als Word- oder Textdatei, laden sie in SmartPseudo und erhalten eine Fassung mit den echten Namen zurück. Grundlage ist die Zuordnungstabelle, die bei jedem Lauf entsteht und ausschließlich bei Ihnen liegt.
Bleiben Zusammenhänge über mehrere Dateien erhalten?
Ja. Ein Name bekommt immer dasselbe Pseudonym, unabhängig davon, in welchem Dokument er auftaucht. Damit kann die KI Zusammenhänge zwischen Angebot, Auftrag und Reklamation weiterhin erkennen, ohne die Identität zu kennen.
Erkennt das Werkzeug wirklich alles?
Die Erkennung ist sehr zuverlässig, vor allem bei Tabellen mit klaren Spaltenüberschriften. Bei sehr sensiblen Unterlagen empfehlen wir trotzdem einen kurzen Kontrollblick in die anonymisierte Datei, bevor sie in die KI geht. Das dauert eine Minute und gehört in jede KI-Richtlinie.
Was brauche ich technisch?
Einen Windows-Rechner und Python 3.12. Die Installation erledigt eine mitgelieferte Datei per Doppelklick. IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich.
Ist SmartPseudo damit DSGVO-konform?
SmartPseudo ist ein Werkzeug, das Ihnen die Pseudonymisierung im Sinne der DSGVO abnimmt und die Verarbeitung auf Ihrem eigenen System hält. Die datenschutzrechtliche Bewertung Ihres konkreten Einsatzes bleibt bei Ihnen beziehungsweise Ihrem Datenschutzbeauftragten. Pseudonymisierte Daten bleiben rechtlich personenbezogen, solange die Zuordnungstabelle existiert, deshalb gehört sie in Ihre Zugriffskontrolle.
Wie unterscheidet sich das von einer KI mit europäischem Rechenzentrum?
Ein europäischer Speicherort betrifft die Frage, wo Ihre Daten liegen. SmartPseudo betrifft die Frage, ob überhaupt Personendaten hinausgehen. Beides schließt sich nicht aus, die Kombination ist der sicherere Weg. Wer ohnehin nur mit Platzhaltern arbeitet, ist von der Wahl des Anbieters deutlich unabhängiger.
Kundendaten nutzen, ohne sie herzugeben
Sagen Sie uns, mit welchen Dateien Sie arbeiten und wie viele Arbeitsplätze es betrifft. Wir melden uns mit einem Vorschlag.
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