Durchlaufzeit senken: Wo die Zeit im Auftrag wirklich verloren geht

Wenn ein Kunde nach dem Liefertermin fragt, zählt am Ende eine Zahl: wie lange ein Auftrag in Ihrem Haus braucht. Viele Betriebe sehen diese Zahl nur im Nachhinein, und selten wissen sie, wo die Zeit im Auftrag tatsächlich bleibt. Dieser Beitrag klärt, was zur Durchlaufzeit gehört, wo sie verloren geht, wie Sie sie ohne teure Software messen und welche Hebel wir in Fertigungsbetrieben erlebt haben. Die Fälle sind aus unserer Praxis, Rechenregeln und Begriffe aus Fachquellen. Wo Quellen sich unterscheiden, sagen wir das.

Was zur Durchlaufzeit gehört

Die Durchlaufzeit ist die Zeit, die ein Auftrag von seinem Start bis zur Fertigstellung benötigt. Üblich ist die Summe aus Rüstzeit, Bearbeitungszeit, Transportzeit, Wartezeit und Liegezeit. Die Fachquellen fassen den Umfang allerdings unterschiedlich: Manche rechnen die Prüfzeit mit, manche die Wartezeit nicht, und der Start liegt mal bei der Auftragsfreigabe, mal beim Auftragseingang. Das ist keine Spitzfindigkeit. Wer Zahlen vergleicht, die unterschiedlich gemessen wurden, zieht falsche Schlüsse. Legen Sie deshalb für Ihren Betrieb fest, wo Ihre Messung beginnt und endet, und bleiben Sie dabei.

Davon zu unterscheiden sind Zykluszeit (die Zeit für ein Stück an einer Station) und Durchsatz (die Menge pro Zeiteinheit). Ein Auftrag kann an jeder Station zügig bearbeitet werden und trotzdem lange durchs Haus brauchen, weil er dazwischen liegt.

Wo die Zeit im Auftrag verloren geht

Die reine Bearbeitungszeit macht oft nur einen Teil der Durchlaufzeit aus. Der Rest verteilt sich auf sechs typische Stellen:

• Liegen und Warten: Der Auftrag steht fertig an einer Station und wartet, bis die nächste frei ist.
• Rüsten: Jeder Wechsel zwischen Auftragstypen kostet Zeit, die nichts erzeugt.
• Engpass: Eine Station bestimmt das Tempo des ganzen Flusses. Was davor schneller wird, staut sich nur.
• Transport: Wege und Zwischenlager, die niemand mehr hinterfragt.
• Fehlende Information: Material, Zeichnung oder Freigabe fehlen, der Auftrag ruht.
• Nacharbeit: Jede Schleife verlängert den Durchlauf, wird aber selten mitgerechnet.

Wie groß die Anteile in Ihrem Betrieb sind, lässt sich nicht aus einem Ratgeber ablesen. Das zeigt nur die Messung an echten Aufträgen.

Erst messen, auch ohne MES

Viele Mittelständler haben keine Betriebsdatenerfassung und halten Messen deshalb für ein Großprojekt. Das ist es nicht. In einem Produktionsbetrieb mit rund 120 Beschäftigten, den wir begleitet haben, steckten die Durchlaufzeiten je Station im Kopf des Produktionsleiters. Gemeinsam haben wir die gemessenen Zeiten der vergangenen Monate systematisiert: Aus 303 Einzelmessungen entstanden 25 Auftragstypen mit verlässlichen Mittelwerten für jede der sechs Stationen. Die Unterschiede sind groß. Manche Typen brauchen auf Station 1 rund 60 Minuten, andere 130, manche durchlaufen alle sechs Stationen, andere nur vier. Den ganzen Bericht finden Sie im Case KI-gestützte Personalplanung in der Produktion.

Für den Anfang genügt weniger: Zeitstempel an wenigen festen Punkten, etwa Freigabe, Start und Ende je Station, auf einem Laufzettel oder in einer Tabelle. Einige Wochen an echten Aufträgen reichen für erste Mittelwerte. Wie Sie den Nutzen später belegen, steht im Beitrag KI-ROI berechnen, der Grundsatz dort gilt auch hier: erst messen, dann ändern.

Den Engpass finden

In einem Maschinenbaubetrieb im Bündel- und Sonderbau lag das Problem nicht bei den Maschinen. Es lag an der fehlenden Sicht auf den aktuellen Stand. Die Reihenfolge der Aufträge entschied sich im Tagesgeschäft, und wo Kapazität liegen blieb, fiel meist erst hinterher auf. Wer wissen wollte, wo der nächste Stau entsteht, musste nachfragen, zusammentragen und rechnen. Nach der BOOSTER-Analyse wurde zuerst ein Fertigungsbereich datengestützt umgestellt. Das Ergebnis nach drei Monaten: 28 Prozent mehr Produktionsleistung in diesem Bereich, ohne zusätzliche Maschinen und ohne zusätzliches Personal. Das ist eine Leistungszahl, keine gemessene Durchlaufzeit, und sie gilt für diesen einen Bereich.

Die Hebel, die im Mittelstand greifen

Reihenfolge und Bündelung

Aufträge ähnlicher Art zusammenzufassen spart Rüstzeit. Zu große Lose binden dagegen Material und lassen Aufträge länger liegen. Es gibt dabei keine feste Regel, sondern einen Zielkonflikt, den Sie mit Ihren Zahlen entscheiden.

Rüsten kürzen

Wo oft gewechselt wird, lohnt der Blick auf das Rüsten. Was schon vorbereitet werden kann, während die Maschine noch läuft, muss danach nicht mehr in der Stillstandszeit passieren.

Sicht auf den Stand

Wer jederzeit sieht, wo welcher Auftrag steht, trifft früher Entscheidungen. In dem Maschinenbaubetrieb zeigen Transparenz-Cockpits den Stand der Fertigung laufend statt erst in der Nachbetrachtung.

Kleinserie und Variantenvielfalt: andere Regeln

Viele Ratgeber beschreiben die Serienfertigung mit gleichbleibenden Teilen. Im Sonder- und Bündelbau wechseln Aufträge und Losgrößen ständig, und jeder Auftrag verhält sich anders. Standardregeln aus der Serie greifen dort nur eingeschränkt. Deshalb steht am Anfang die Messung je Auftragstyp und nicht ein fertiges Konzept. Die Methode lässt sich übertragen, die Hebel nicht: Jeder Betrieb verliert an anderer Stelle.

Die Leute mitnehmen

In dem Maschinenbaubetrieb gehört zum Ergebnis ein tägliches Standup von 15 Minuten am Whiteboard, jeden Tag zur selben Zeit. Das Format wird vom gesamten Team angenommen und läuft weiter. Aus mehr als 100 BOOSTER-Analysen kennen wir das Muster: Änderungen an Reihenfolge und Rüsten scheitern selten an der Technik, sondern an der Werkstatt, die sie nicht mitträgt. Wer die Menschen von Anfang an einbindet, bekommt die besseren Hinweise und weniger Widerstand.

Mit und ohne KI

Nicht jede Verbesserung braucht KI. Ein Laufzettel mit Zeitstempeln und ein klarer Freigaberhythmus kosten fast nichts. Für viele Aufgaben lässt sich KI aber sinnvoll als Sparringspartner einsetzen, etwa um Abläufe und Auswertungen gemeinsam durchzudenken. Auch eigene Cockpits und Transparenztools lassen sich mit KI entwickeln, und sie laufen anschließend ohne KI weiter. Wir raten zuerst zur Ordnung und danach zur Technik. Die Einordnung finden Sie im Beitrag Welche Prozesse sollten Sie zuerst automatisieren, die Methoden im Vergleich unter Lean, Six Sigma oder Kaizen.

Nicht die Maschine ist meist der Engpass, sondern die fehlende Sicht darauf, wo der Auftrag gerade steht.

So gehen Sie vor

1. Messpunkte festlegen: Wo beginnt und endet für Sie die Durchlaufzeit? Nutzen Sie dafür gern unsere kostenlose BOOSTER-Analyse, in der wir die größten Hebel in Kapazitätsstunden und Euro bewerten.
2. Einen Bereich messen: Einige Wochen Zeitstempel an echten Aufträgen, getrennt nach Auftragstyp.
3. Engpass benennen: Wo staut sich die Arbeit, und was liegt davor?
4. Den größten Zeitfresser angehen: Freigaberhythmus, Reihenfolge oder Rüsten, je nachdem, was die Messung zeigt.
5. Team einbinden und prüfen: Kurze tägliche Abstimmung, nach einigen Wochen den Wert erneut messen.

Die Einordnung in die Branchenfelder finden Sie unter KI in der Produktion und KI im Maschinenbau, den Gesamtansatz unter Prozessoptimierung für den Mittelstand.

Förderung für die Beratung

Die Beratung zur Prozessoptimierung lässt sich über das BAFA fördern. Noch in 2026 sind bis zu 3.500 € (z. B. in NRW) bzw. 5.600 € (höher geförderte Regionen und neue Bundesländer) Zuschuss möglich, verteilt auf zwei geförderte Beratungen, je bis zu 1.750 € bzw. 2.800 €. Wie das für Ihren Betrieb aussieht, klären wir im Erstgespräch. Mehr dazu unter BAFA-Förderung.

Häufige Fragen

Was gehört zur Durchlaufzeit und wie rechne ich sie?

Die Durchlaufzeit ist die Zeit, die ein Auftrag von seinem Start bis zur Fertigstellung braucht. Üblich ist die Summe aus Rüstzeit, Bearbeitungszeit, Transportzeit, Wartezeit und Liegezeit. Die Fachquellen fassen den Umfang unterschiedlich, etwa mit oder ohne Prüfzeit. Legen Sie deshalb für Ihren Betrieb fest, wo die Messung beginnt und endet, und bleiben Sie dabei.

Wo geht die Zeit im Auftrag verloren?

Meist nicht beim Bearbeiten, sondern dazwischen: beim Liegen und Warten vor der nächsten Station, beim Rüsten, am Engpass, beim Transport und bei fehlenden Informationen. Wie groß die einzelnen Anteile bei Ihnen sind, zeigt nur die Messung an echten Aufträgen.

Wie messe ich die Durchlaufzeit ohne MES?

Mit Zeitstempeln an wenigen festen Punkten, zum Beispiel Auftragsfreigabe, Start und Ende je Station. Sie können sie auf einem Laufzettel oder in einer Tabelle erfassen. Schon einige Wochen Messung an echten Aufträgen liefern verlässliche Mittelwerte je Auftragstyp.

Hilft Software wie ERP oder MES, die Durchlaufzeit zu senken?

Sie hilft, wenn Sie wissen, was Sie messen wollen. Ohne Ausgangswerte und ohne geklärte Abläufe macht Software Unordnung nur schneller sichtbar. Beginnen Sie deshalb mit der Messung und dem Engpass und entscheiden Sie danach über Werkzeuge.

Womit fange ich an?

Mit einem Fertigungsbereich und einer Zahl: der heutigen Durchlaufzeit je Auftragstyp. Danach suchen Sie den Engpass, nehmen den größten Zeitfresser in Angriff und prüfen nach einigen Wochen, ob sich die Zahl bewegt hat.

Wird die Beratung dazu gefördert?

Ja, die Beratung ist über das BAFA-Programm für Unternehmensberatungen förderfähig. Noch in 2026 sind bis zu 3.500 € (z. B. NRW) bzw. 5.600 € (höher geförderte Regionen und neue Bundesländer) Zuschuss möglich, verteilt auf zwei geförderte Beratungen. Der Antrag muss vor Beratungsbeginn vorliegen.