Welche Prozesse sollten Sie zuerst automatisieren? Vier Kriterien für die Reihenfolge

Die Frage kommt in fast jedem Gespräch: „Wo fangen wir an?“ Dahinter steckt ein echtes Problem. In jedem Betrieb gibt es zwanzig Abläufe, die besser laufen könnten. Wer alle gleichzeitig angeht, bringt keinen zu Ende. Wer den falschen zuerst wählt, verbrennt Zeit und Vertrauen.

Die Reihenfolge lässt sich mit vier Kriterien bestimmen. Sie brauchen dafür keine Software und keine Beratung, sondern eine Stunde und eine ehrliche Runde mit den Leuten, die die Abläufe täglich machen.

Die vier Kriterien

1. Häufigkeit

Wie oft läuft der Prozess? Täglich, wöchentlich, zweimal im Jahr? Ein Ablauf, der 200-mal im Monat stattfindet, bringt selbst bei kleiner Verbesserung mehr als ein Ablauf, den es zweimal jährlich gibt. Das klingt banal, wird aber regelmäßig ignoriert, weil der seltene Prozess der nervigste ist.

2. Zeitaufwand je Vorgang

Wie lange dauert ein Durchlauf heute, ehrlich gemessen und inklusive Rückfragen, Wartezeiten und Nacharbeit? Schätzungen liegen hier fast immer zu niedrig. Fragen Sie die Person, die es macht, nicht die, die es verantwortet.

3. Regelhaftigkeit

Folgt der Ablauf klaren Regeln, oder entscheidet jeder Fall neu? Ein guter Test: Würden zwei erfahrene Mitarbeiter denselben Vorgang gleich bearbeiten? Wenn ja, ist der Prozess automatisierbar. Wenn die Antwort „kommt darauf an“ lautet, muss zuerst der Prozess geklärt werden, nicht die Technik.

4. Fehlerkosten

Was kostet ein Fehler in diesem Ablauf? Bei einer falsch geprüften Eingangsrechnung sind es direkte Euro. Bei einer verspäteten Angebotsabgabe ist es der Auftrag. Bei einer falschen Materialdisposition ist es Stillstand. Prozesse mit hohen Fehlerkosten rutschen in der Priorität nach oben, auch wenn sie seltener vorkommen.

Die Bewertungsmatrix

Schreiben Sie Ihre zehn wichtigsten Abläufe untereinander und geben Sie je Kriterium eine Punktzahl von 1 bis 5. Die Summe ergibt die Reihenfolge. Ein Beispiel:

• Eingangsrechnungen prüfen: Häufigkeit 5, Zeitaufwand 3, Regelhaftigkeit 5, Fehlerkosten 5 = 18 Punkte
• Angebote erstellen: Häufigkeit 4, Zeitaufwand 5, Regelhaftigkeit 4, Fehlerkosten 4 = 17 Punkte
• Monatsbericht erstellen: Häufigkeit 2, Zeitaufwand 5, Regelhaftigkeit 5, Fehlerkosten 2 = 14 Punkte
• Reklamationen bearbeiten: Häufigkeit 3, Zeitaufwand 4, Regelhaftigkeit 1, Fehlerkosten 5 = 13 Punkte
• Jahresinventur vorbereiten: Häufigkeit 1, Zeitaufwand 5, Regelhaftigkeit 3, Fehlerkosten 3 = 12 Punkte

Der Spitzenreiter ist Ihr Startkandidat. Die Reklamationsbearbeitung im Beispiel zeigt das typische Muster: hoher Leidensdruck, hohe Fehlerkosten, aber zu wenig Regelhaftigkeit. Solche Prozesse gehören zuerst geordnet und erst danach automatisiert.

Automatisierung verstärkt einen Prozess. Ist er unklar, wird die Unklarheit schneller.

Die Rechnung, die den Ausschlag gibt

Bevor Sie starten, rechnen Sie den Fall einmal durch. Ein Beispiel zur Veranschaulichung: 150 Eingangsrechnungen pro Monat, heute 8 Minuten Prüfaufwand je Rechnung, nach der Umstellung 3 Minuten. Das sind 750 Minuten Ersparnis pro Monat, also 12,5 Stunden. Bei einem internen Stundensatz von 45 Euro entspricht das rund 560 Euro monatlich, zuzüglich der vermiedenen Fehlerkosten.

Diese Rechnung ist wichtiger als jede Produktdemonstration. Sie zwingt dazu, die Ist-Zahlen zu erheben, und liefert später den Nachweis, ob sich die Sache gelohnt hat.

Prozesse, bei denen Sie nicht anfangen sollten

• Alles, was selten vorkommt: der Aufwand für Einrichtung und Pflege steht in keinem Verhältnis.
• Alles, was von Beziehung lebt: Preisverhandlungen, Personalgespräche, schwierige Kundenkontakte.
• Alles, was kurz vor einer Systemumstellung steht: warten Sie das neue ERP ab, sonst bauen Sie zweimal.
• Alles ohne Verantwortlichen: ein Prozess ohne Eigentümer wird auch automatisiert niemandem gehören.

Erst ordnen, dann automatisieren

Der häufigste Fehler ist, einen kaputten Ablauf mit Technik zu überdecken. Wenn drei Abteilungen dieselben Daten dreimal erfassen, ist die Lösung nicht ein schnellerer Erfassungsassistent, sondern eine einzige Erfassung. Diese Unterscheidung entscheidet darüber, ob am Ende ein Effekt in Euro steht oder nur ein neues Werkzeug. Mehr dazu auf der Seite Prozessoptimierung im Mittelstand.

Was das kostet und was die BAFA übernimmt

Die BOOSTER-Analyse nimmt genau diese Bewertung mit Ihnen vor und macht die Hebel in Stunden und Euro sichtbar. Sie ist kostenlos und dauert 30 Minuten. Für die anschließende Begleitung ist Prozess- und KI-Beratung über das BAFA-Programm förderfähig: Noch in 2026 sind bis zu 3.500 Euro (z. B. NRW) bzw. 5.600 Euro (höher geförderte Regionen / neue Bundesländer) Zuschuss möglich, verteilt auf zwei geförderte Beratungen, je bis zu 1.750 Euro bzw. 2.800 Euro. Der Antrag muss vor Beratungsbeginn vorliegen.

Aus mehr als 100 BOOSTER-Analysen lässt sich ein Muster ableiten: Die Betriebe, die vorankommen, haben nicht den ehrgeizigsten Prozess gewählt. Sie haben den gewählt, den sie in sechs Wochen abschließen konnten.

Wie diese Reihenfolge in der Praxis aussieht, habe ich auf LinkedIn zusammengefasst: KI Prozessoptimierung im Mittelstand mit Förderung.

Häufige Fragen

Welche Prozesse sollte man zuerst automatisieren?

Prozesse, die häufig vorkommen, viel Zeit binden, klaren Regeln folgen und bei denen Fehler teuer sind. Wenn alle vier Kriterien zutreffen, ist der Prozess ein Startkandidat. Typische Beispiele im Mittelstand sind Angebotserstellung, Eingangsrechnungsprüfung, Anfragenbearbeitung und Berichtswesen.

Woran erkennt man einen automatisierbaren Prozess?

An drei Merkmalen: Er lässt sich in Schritten beschreiben, die Eingangsdaten liegen in strukturierter oder zumindest wiederkehrender Form vor, und zwei Mitarbeiter würden ihn ähnlich erledigen. Wenn die Antwort auf jede Frage lautet „das kommt darauf an“, ist der Prozess noch nicht reif für Automatisierung.

Welche Prozesse sollte man nicht automatisieren?

Prozesse, die selten vorkommen, stark vom Einzelfall abhängen oder von persönlicher Beziehung leben. Dazu gehören Preisverhandlungen, Personalgespräche, Reklamationen mit Eskalation und strategische Entscheidungen. Ebenfalls ungeeignet sind Abläufe, die ohnehin kurz vor einer Systemumstellung stehen.

Wie berechnet man den Nutzen einer Automatisierung?

Vorgänge pro Monat multipliziert mit der eingesparten Zeit je Vorgang ergibt die eingesparten Stunden. Diese Stunden mal dem internen Stundensatz ergeben den Euro-Wert pro Monat. Dem gegenüber stehen einmalige Einrichtungskosten und laufende Kosten. Wenn sich der Aufwand innerhalb von zwölf Monaten trägt, ist der Fall klar.

Braucht man für Prozessautomatisierung eine neue Software?

In vielen Fällen nicht. Ein erheblicher Teil der Automatisierung im Mittelstand entsteht durch das konsequente Nutzen vorhandener Funktionen in ERP, Warenwirtschaft und Office-Umgebung. Neue Software ist erst sinnvoll, wenn der Prozess sauber beschrieben ist und die vorhandenen Systeme ihn nachweislich nicht abdecken.