KI-Berater finden: Acht Fragen vor der Beauftragung

Die Berufsbezeichnung Berater ist nicht geschützt, und das gilt für KI-Berater erst recht. Wer sich heute so nennt, hat teils nur ein paar Wochen Erfahrung mit einem Chatprogramm. Für Sie als Geschäftsführer ist das ein Risiko, weil schlechte Beratung nicht nur Geld kostet, sondern Ihre Mitarbeiter auch gegen das nächste KI-Projekt einnimmt. Diese acht Fragen helfen Ihnen, vor der Beauftragung die Spreu vom Weizen zu trennen.

Frage 1: Womit verdient der Berater sein Geld?

Verkauft er Software, Lizenzen oder Schulungen, ist seine Empfehlung nicht frei. Das muss kein Ausschlusskriterium sein, aber Sie sollten es wissen. Fragen Sie direkt, ob er von der Auswahl eines Werkzeugs finanziell profitiert. Ein unabhängiger Berater beginnt mit Ihrem Betrieb und nennt am Ende das passende Werkzeug.

Frage 2: Kennt er Betriebe wie meinen?

Branche und Größe zählen. Ein Konzernberater denkt in Abteilungen, die es bei Ihnen nicht gibt. Bitten Sie um Referenzen aus Ihrer Branche oder aus Betrieben ähnlicher Größe. Kundennamen darf ein Berater nur mit Freigabe nennen, Branche und Größe aber sollte er offenlegen. Sprechen Sie, wenn möglich, selbst mit einem Kunden.

Frage 3: Beginnt er mit Strategie oder mit dem Tool?

Ein guter Berater fragt zuerst nach Ihren Abläufen, Ihren Engpässen und Ihren Daten. Erst danach spricht er über Technik. Wenn im ersten Gespräch schon ein Produkt auf dem Tisch liegt, ist Vorsicht angebracht. Wir arbeiten mit und ohne KI. Manchmal ist die beste Lösung eine bessere Planung und keine Software.

Frage 4: Wie wird der Erfolg gemessen?

Legen Sie vor dem Start fest, woran Sie den Erfolg erkennen. Das kann eine eingesparte Stunde pro Auftrag sein, eine kürzere Durchlaufzeit oder weniger Rückfragen. Fehlt eine solche Messgröße, lässt sich am Ende nicht sagen, ob sich das Projekt gelohnt hat. Eine Hilfe dazu finden Sie in unserem Beitrag KI-ROI berechnen.

Frage 5: Was kostet es, und wie wird abgerechnet?

Lassen Sie sich einen klar umrissenen Auftrag mit Zwischenergebnissen anbieten. So wissen Sie nach jedem Schritt, was Sie bekommen haben, und können abbrechen. Hellhörig sollten Sie bei offenen Stundenkontingenten ohne Ziel werden. Was KI-Beratung im Mittelstand kosten kann, haben wir im Beitrag Was kostet KI-Beratung im Mittelstand beschrieben.

Frage 6: Wie geht er mit Datenschutz und der KI-Verordnung um?

Fragen Sie, welche Ihrer Daten der Berater sieht, wo sie verarbeitet werden und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist. Ein seriöser Berater kennt auch die Pflichten aus dem EU AI Act, etwa die Schulung Ihrer Mitarbeiter. Wenn er dazu nur ausweicht, ist das ein klares Warnsignal.

Frage 7: Was bleibt nach dem Projekt, und was steht im Vertrag?

Am Ende sollte ein System laufen, das Ihre Mitarbeiter selbst bedienen können, mit Dokumentation und klarer Zuständigkeit. Regeln Sie im Vertrag, wem die Ergebnisse gehören, wie mit Ihren Daten umgegangen wird und wie ein Ausstieg aussieht. Wer nur mit dem Berater funktioniert, hat keine Lösung, sondern eine Abhängigkeit.

Warum KI-Projekte scheitern und trotzdem helfen

Ein Beispiel aus unserer Praxis zeigt, warum die Frage nach der Methode wichtig ist. Wer ein neues, mit KI entwickeltes System einführen will, etwa ein Produktionsüberwachungs- und Steuerungstool mit Schnelländerung wie SmartProductionAI, braucht zuerst eine gute Datenbasis. Das Tool ist für jeden Fertigungsbetrieb sinnvoll. Es dockt an das vorhandene Planungssystem an und verändert es nicht.

Dabei stellt sich manchmal heraus, dass das vorhandene System über die Jahre nicht einheitlich sauber gepflegt wurde. Das decken wir auf. Es kann dazu führen, dass zuerst eine Datenbereinigung nötig ist, denn ohne saubere Daten kann auch die beste KI nicht sauber arbeiten und zum Beispiel keine verlässlichen Prognosen erstellen.

Von außen sieht das nach einem gescheiterten KI-Projekt aus. Tatsächlich ist es ein Gewinn. Sie wissen nun, wo die Grundlage bröckelt, und können sie reparieren, bevor ein teures System auf schlechten Zahlen aufbaut. Ein guter Berater sagt Ihnen das offen, statt trotzdem etwas zu verkaufen. Mehr zu den Gründen, warum Projekte scheitern, finden Sie im Beitrag Mitarbeiter mitnehmen bei KI-Projekten.

Frage 8: Ist er beim BAFA registriert?

Für die Förderung der Unternehmensberatung durch das BAFA muss der Berater beim BAFA registriert sein. Das ist eine Registrierung und kein Gütesiegel. Das BAFA untersagt ausdrücklich, mit Begriffen wie "zertifiziert" oder "akkreditiert" zu werben, und eine Zusicherung der Förderung ist ebenfalls unzulässig. Wer so wirbt, weckt falsche Erwartungen.

Noch in 2026 gibt es bis zu 3.500 Euro (z. B. NRW) bzw. 5.600 Euro (höher geförderte Regionen und neue Bundesländer) Zuschuss, verteilt auf zwei geförderte Beratungen, je bis zu 1.750 Euro bzw. 2.800 Euro. Die Förderrichtlinie gilt nach unserem Stand für Anträge bis 31. Dezember 2026. Was danach gilt, haben wir nicht belegt. Ob eine KI-Beratung ausdrücklich förderfähig ist, steht in den Unterlagen des BAFA nicht; das klären Sie vor dem Antrag. Alles Weitere finden Sie auf unserer Seite zur BAFA-Förderung.

Woran Sie am Ende entscheiden

Ein guter KI-Berater macht sich überflüssig. Er hinterlässt ein System, das Ihre Leute beherrschen.

Wir sind beim BAFA als Berater registriert und haben 30 Jahre Unternehmensführung im Rücken. Aus mehr als 100 BOOSTER-Analysen wissen wir, wo Mittelständler Zeit verlieren. Wenn Sie sehen wollen, wie ein erstes Gespräch bei uns abläuft, nutzen Sie die BOOSTER-Analyse. Unser Angebot im Überblick finden Sie unter KI-Beratung für den Mittelstand.

Häufige Fragen

Woran erkenne ich, ob ein KI-Berater nur Folien und Tool-Verkauf liefert?

Fragen Sie, womit der Berater Geld verdient. Verkauft er Lizenzen oder Software, ist seine Empfehlung selten neutral. Ein guter Berater beginnt mit Ihren Abläufen und Ihren Daten und nennt am Ende ein Werkzeug, nicht umgekehrt. Verlangen Sie außerdem, dass er sagt, wann KI für Sie nicht der richtige Weg ist.

Welche Nachweise kann ich verlangen?

Verlangen Sie Referenzen aus Betrieben ähnlicher Branche und Größe und sprechen Sie mit mindestens einem dieser Kunden selbst. Lassen Sie sich zeigen, was nach dem Projekt tatsächlich im Alltag läuft. Kundennamen nennen seriöse Berater nur mit Freigabe, Branche und Größe sollten sie aber immer offenlegen.

Welches Abrechnungsmodell schützt mich?

Schützen Sie sich durch einen klar umrissenen Auftrag mit festem Umfang und definierten Zwischenergebnissen. Dann wissen Sie nach jedem Schritt, was Sie bekommen haben, und können abbrechen. Unklare Stundenkontingente ohne Ergebnisziel sind das Risiko. Konkrete Honorare nennen wir hier bewusst nicht, sie hängen vom Auftrag ab.

Was muss ich vorab zu Datenschutz und KI-Verordnung klären?

Klären Sie, welche Daten der Berater sieht, wo sie verarbeitet werden und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist. Fragen Sie außerdem, wie er mit den Pflichten aus dem EU AI Act umgeht, zum Beispiel zur KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeiter. Ein Berater, der dazu nichts sagen kann, ist ein Warnsignal.

Was läuft nach Projektende ohne den Berater weiter?

Es sollte ein System laufen, das Ihre Mitarbeiter bedienen können, mit einer Dokumentation und klarer Zuständigkeit im Betrieb. Legen Sie im Vertrag fest, wem die Ergebnisse gehören und wie ein Ausstieg aussieht. Wer nur mit dem Berater funktioniert, hat keine Lösung gekauft, sondern eine Abhängigkeit.

Kann ich Fördergeld bekommen, und was muss der Berater mitbringen?

Die Förderung der Unternehmensberatung durch das BAFA setzt voraus, dass der Berater beim BAFA registriert ist. Noch in 2026 gibt es bis zu 3.500 Euro (z. B. NRW) bzw. 5.600 Euro (höher geförderte Regionen und neue Bundesländer) Zuschuss, verteilt auf zwei geförderte Beratungen, je bis zu 1.750 Euro bzw. 2.800 Euro. Ob eine KI-Beratung im Einzelfall förderfähig ist, steht nicht ausdrücklich in den Unterlagen des BAFA und sollte vor Beginn geklärt werden.