E-Rechnung ab 2027: Was Betriebe jetzt umstellen müssen

Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für viele Betriebe zur Pflicht, nämlich für alle, die im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatten. Wer darunter liegt, hat noch ein Jahr Aufschub. Für beide gilt: Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon heute. Dieser Beitrag sagt Ihnen, was das konkret heißt, was wir am Gesetzestext geprüft haben und was Sie in den nächsten Wochen tun sollten.

Die Fristen im Überblick

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Absatz 38 des Umsatzsteuergesetzes (gesetze-im-internet.de). Gelesen haben wir den Gesetzestext selbst, nicht nur Zusammenfassungen von Anbietern.

• Empfang: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach, das Dateien annimmt, ist dafür der Anfang.
• Ausstellen bis 31.12.2026: Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen Sie noch Papier oder ein anderes Format nutzen, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ausstellen im Jahr 2027: Dieselbe Erleichterung gilt bis 31.12.2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug. Darüber müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 2028: Danach gilt die Pflicht für alle.

Auffällig ist ein Unterschied zwischen Gesetz und Berichterstattung. Mehrere Nachrichtenmeldungen schreiben "mindestens 800.000 Euro Jahresumsatz". Im Gesetzestext steht "nicht mehr als 800.000 Euro" im Vorjahr. Wer genau auf der Grenze liegt, ist demnach noch begünstigt.

Wie die 800.000-Euro-Grenze wirklich berechnet wird

Hier entscheidet sich für viele Geschäftsführer, ob 2027 ein Pflichtjahr ist. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz Ihres Unternehmens im Vorjahr. Für Rechnungen aus 2027 schauen Sie also auf 2026. Das Jahr wird erst am 31. Dezember abgeschlossen, deshalb sollten Sie schon jetzt eine Hochrechnung machen und mit Ihrem Steuerberater abstimmen, ob Sie unter oder über der Grenze landen.

Wer knapp über der Grenze liegt, sollte nicht auf den Zufall setzen. Die Umstellung dauert länger als ein Wochenende, und Ihre Kunden verlangen die E-Rechnung gegebenenfalls früher, als das Gesetz es von Ihnen fordert.

Was überhaupt eine E-Rechnung ist

Eine PDF-Datei per Mail ist keine E-Rechnung. Das Gesetz verlangt ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931 oder ein kompatibles Format (§ 14 UStG). In der Praxis begegnen Ihnen zwei Varianten: die XRechnung als reine Datendatei und ZUGFeRD, bei der die Daten in einem lesbaren PDF stecken.

Die Rechnung muss von einer Software maschinell ausgelesen werden können. Genau deshalb steckt in diesem Thema mehr als eine Formsache. Es ist eine Chance, den Weg einer Rechnung durch Ihren Betrieb neu zu denken.

Aufbewahrung und Folgen

Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden (§ 14b UStG). Ob für E-Rechnungen zusätzliche Anforderungen zur Speicherung im Originalformat gelten, haben wir nicht an amtlicher Quelle geprüft, weil das Bundesfinanzministerium den Abruf seiner FAQ sperrt. Klären Sie diesen Punkt mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Ihr Ablagesystem festlegen.

Aussagen zu Bußgeldern oder Zinsen finden Sie in vielen Anbieterbeiträgen. Wir übernehmen sie nicht, solange wir sie nicht am Gesetz oder in einer amtlichen Auskunft gelesen haben.

Wer im Haus das Thema verantwortet

Die meisten Beiträge zur E-Rechnung wenden sich an die Buchhaltung. In der Praxis hängt die Umstellung aber an der Geschäftsführung. Es geht um die Wahl der Software, um die Abstimmung mit dem Steuerberater und darum, dass Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung zusammenpassen. Wenn niemand das Thema besitzt, bleibt es liegen, bis der Stichtag näher kommt.

Unser Rat: Benennen Sie eine Person, die das Projekt führt, und setzen Sie sich einen Termin, bis zu dem Ausstellen und Empfangen im Alltag laufen.

So sieht die Umstellung bei einem Zaunbauer aus

Gerade entwickeln wir gemeinsam mit einem Zaunbau-Betrieb den Wechsel auf einen neuen Softwareanbieter. Dort sollen die verwaltungstechnischen Aufgaben abgebildet werden, also E-Rechnungen, die Anbindung an DATEV und Ähnliches. Alles andere setzen wir mit KI um.

Die neue Software bietet eine MCP-Schnittstelle. Damit sind wir frei, eigene Apps zu entwickeln, die genau zu den Abläufen dieses Betriebs passen, und sie mit vollem Datenzugriff anzudocken. Die Pflicht zur E-Rechnung wird so zum Anlass, die gesamte Verwaltung auf eine saubere Grundlage zu stellen, statt nur ein Format zu tauschen.

Das Projekt läuft noch. Wir berichten, sobald Ergebnisse vorliegen.

Was Sie in den nächsten Wochen tun sollten

• Umsatz 2026 hochrechnen und mit dem Steuerberater klären, ob Sie 2027 unter die Erleichterung fallen.
• Prüfen, ob Ihr Postfach E-Rechnungen annimmt und wer sie weiterverarbeitet.
• Bei Ihrem Softwareanbieter nachfragen, welches E-Rechnungsformat er heute kann und ab wann.
• Eine verantwortliche Person benennen und einen Umstellungstermin festlegen.
• Prüfen, wie eingehende Rechnungen im Betrieb geprüft und freigegeben werden. Wie das mit KI aussehen kann, zeigt unser Beitrag Rechnungsprüfung neu gedacht.

Die E-Rechnung ist kein reines Formatproblem. Wer sie nur als Pflicht abhakt, verschenkt den eigentlichen Nutzen.

Wenn Sie wissen wollen, wo in Ihren Abläufen Zeit und Geld liegen bleiben, hilft Ihnen unsere Prozessoptimierung. Aus mehr als 100 BOOSTER-Analysen wissen wir, dass die Verwaltung häufig der größte verborgene Hebel ist. Mit KI oder ohne KI, je nachdem, was zu Ihrem Betrieb passt. Mehr zu unserem Vorgehen bei KI-Projekten finden Sie auf der Seite KI-Beratung für den Mittelstand.

Häufige Fragen

Muss mein Betrieb ab Januar 2027 selbst E-Rechnungen schreiben?

Für Umsätze im Jahr 2027 gilt: Wer im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf noch bis 31.12.2027 Papier oder ein anderes Format nutzen, wenn der Empfänger zustimmt (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Wer im Vorjahr mehr Umsatz hatte, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen alle Unternehmen schon seit dem 1. Januar 2025.

Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr. Für Rechnungen aus 2027 ist das also der Umsatz des Jahres 2026. Der Gesetzestext lautet "nicht mehr als 800.000 Euro", exakt 800.000 Euro sind damit noch begünstigt. Einige Nachrichtenmeldungen schreiben "mindestens 800.000 Euro", das stimmt mit dem Gesetzestext nicht überein. Lassen Sie sich die Zahl von Ihrem Steuerberater bestätigen.

Reicht eine PDF-Rechnung per Mail noch aus?

Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, weil sie keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthält. Sie darf in der Übergangszeit nur genutzt werden, wenn Ihr Betrieb unter die Erleichterung fällt und der Empfänger zustimmt. Eine E-Rechnung ist zum Beispiel eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei, bei der die Daten im PDF eingebettet sind.

Welches Format brauche ich?

Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr kompatibel sein. Alternativ können die Parteien ein anderes Format vereinbaren, wenn sich daraus die Angaben der Norm vollständig und richtig auslesen lassen (§ 14 UStG). In der Praxis sind das meist XRechnung oder ZUGFeRD. Welches Ihrer Software zur Verfügung steht, klären Sie am besten mit Ihrem Softwareanbieter.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Nach § 14b Abs. 1 UStG beträgt die Aufbewahrungsfrist acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ob für E-Rechnungen zusätzlich Vorgaben zum Originalformat gelten, haben wir an amtlicher Quelle nicht geprüft. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.

Was passiert, wenn ich es nicht rechtzeitig schaffe?

Welche Folgen im Einzelfall drohen, hängt von Ihrem Betrieb und Ihren Rechnungen ab, und dazu haben wir keine belastbare amtliche Aussage gelesen. Sicher ist: Eine Rechnung, die nicht den Vorgaben entspricht, kann Probleme beim Vorsteuerabzug Ihrer Kunden machen. Wer früh umstellt, vermeidet diese Diskussion. Lassen Sie sich im Zweifel von Ihrem Steuerberater beraten.